06.06.2014
Файлы Excel, помимо прочего, широко применяются для подготовки спецификаций и каталогов товаров и их последующей рассылки контрагентам. Вложенные в них графические элементы (фотографии товаров, чертежи, графики и пр.) сильно раздувают их размер, что затрудняет пересылку по почте (у кого-то каналы связи плохие, у кого-то установлены драконовские ограничения на максимальный размер почтового сообщения на серверах). При этом архивация этих файлов традиционными средствами - WinRAR'ом или 7zip'ом - помогает не сильно: и без того сжатые графические форматы ни в какую не желают сокращаться в размерах. Однако есть способ сжимать графику внутри файлов собственными средствами Excel. Приступим.
Для наглядности мы подготовили увесистый excel-файл. Он насчитывает с десяток фотографий и весит порядка 7 Мбайт:
Открываем его в Excel, выделяем любой рисунок, в меню сверху выбираем "Работа с рисунками - Формат", после чего нажимаем кнопку "Сжать рисунки":
В появившимся окне убираем галочку "Применить только к этому рисунку" (мы же хотим сжать всю графику?) и выбираем качество вывода в зависимости от потребности. Уровень "Электронная почта" для нас представляется оптимальным:
Нажимаем "Ок", проверяем "читаемость" графики (чтобы она не выглядела хуже, чем была при исходных параметрах), сохраняем файл. И проверяем его размер:
Сжатие почти в 10 раз - это, кажется, успех! Осталось только разослать полученный файл контрагентам. Благо теперь для этого практически никаких препятствий нет.
13.01.2014
Если у вас сильно тормозят excel-файлы, не содержащие ни умопомрачительных формул, ни больших объемов информации, то это связано с известным багом: при копировании информации листами/столбцами из ERP-систем типа 1С, в файлах Excel плодятся объекты типа "Надпись" и пустые, забитые пробелами, ячейки.
Что делать
Откройте проблемный файл. В меню "Главная" нажмите "Найти и выделить" -> "Выделить группу ячеек...":
В появившемся окошке выберите пункт "Объекты" и нажмите "Ок".
Данная операция может занять достаточно продолжительное время (от пары минут до часа!), может казаться, что Excel завис, но это не так: он продолжает поиск объектов. Когда поиск закончится, все фантомные объекты в файле будут выделены. Это может выглядеть, например, так:
Их необходимо удалить. Для этого нажмите кнопку Del на клавиатуре. Это тоже может занять достаточно продолжительное время.
По окончании операции файл станет работать быстро - вы сразу же это ощутите. Сохранив его, вы можете также отметить, что его размер сильно сократится.
28.12.2013
Подпись к электронным письмам - это удобный инструмент для обмена контактной информацией, почти всегда являющийся частью айдентики любой компании. В этой статье мы расскажем, как настроить подпись в Microsoft Outlook. Инструкция в общих чертах сгодится для любой версии Outlook, а пример будет рассмотрен на базе Outlook 2013.
1. Откройте меню "Файл", выберите пункт "Параметры"
2. В открывшемся окне выберите в меню слева пункт "Почта", в разделе "Создание сообщений" нажмите кнопку "Подписи..."
3. В открывшемся окне нажмите кнопку "Создать", введите название подписи (вы можете создать несколько подписей, используя их по разным случаям. Поэтому давайте подписям конкретные, понятные вам наименования) и нажмите "Ок"
4. Новая подпись появится в списке. В нижней части экрана введите содержимое подписи. Обратите внимание: вы можете использовать схожее с Microsoft Word форматирование, вставлять в подпись ссылки и графические элементы. После ввода информации, нажмите кнопку "Сохранить".
В правой части окна выберите, для какого ящика электронной почты какую подпись следует использовать, включать ли ее в новые сообщения, а также в ответы и пересылаемые письма.
5. По завершении всех процедур нажмите "Ок".
Примечания: отличные рекомендации по составлению подписей написал журнал Smashing Magazine в своей статье The Art And Science Of The Email Signature (англ.)
24.04.2011
1. Откройте Outlook
2. Нажмите правой кнопкой мыши на папку, доступ к которой вы хотите открыть, и выполните команду «Свойства»
3. Перейдите на вкладку «Разрешения»
4. Нажмите «Добавить»
5. Введите имя пользователя, которому вы хотите дать разрешения на папку и выполните его поиск
6. Выберите пользователя и нажмите «Добавить»
7. Дайте пользователю нужный уровень доступа
8. Нажмите «Применить» и «Ок»
1. Откройте Outlook
2. Нажмите правой кнопкой мыши на папку, доступ к которой вы хотите открыть, и выполните команду «Свойства»
3. Перейдите на вкладку «Разрешения»
4. Нажмите «Добавить»
5. Введите имя пользователя, которому вы хотите дать разрешения на папку и выполните его поиск
6. Выберите пользователя и нажмите «Добавить»
7. Дайте пользователю нужный уровень доступа
8. Нажмите «Применить» и «Ок»
